Deskripsi Pekerjaan
Kami adalah perusahaan rintisan yang berkembang pesat di bidang teknologi dan inovasi digital, berkomitmen untuk menghadirkan solusi modern bagi pelanggan kami. Saat ini, kami mencari seorang Sekretaris Eksekutif yang profesional, proaktif, dan memiliki kemampuan organisasi yang luar biasa untuk mendukung tim manajemen senior.
Posisi ini memegang peranan penting dalam memastikan kelancaran operasional sehari-hari, termasuk manajemen jadwal, koordinasi rapat, korespondensi, serta pengelolaan dokumen strategis. Kami mencari individu yang detail-oriented, mampu bekerja dalam lingkungan yang cepat, dan memiliki etos kerja yang tinggi.
Tanggung Jawab
- Mengelola dan memelihara jadwal harian eksekutif, termasuk penjadwalan rapat, janji temu, dan acara penting.
- Menyusun dan menyiapkan korespondensi, laporan, serta presentasi untuk keperluan internal dan eksternal.
- Menjadi penghubung utama antara eksekutif dengan klien, mitra bisnis, dan pihak internal lainnya.
- Mengoordinasikan perjalanan dinas, termasuk pemesanan tiket, akomodasi, dan penyusunan itinerary.
- Melakukan pengelolaan dokumen dan sistem pengarsipan (fisik dan digital) secara efisien dan rahasia.
- Memonitor dan memprioritaskan email serta permintaan masuk untuk memastikan respons tepat waktu.
- Mendukung persiapan rapat, termasuk distribusi agenda, pencatatan notula, dan tindak lanjut hasil rapat.
- Menangani tugas-tugas administratif lainnya sesuai kebutuhan untuk mendukung produktivitas tim.
Kualifikasi
- Pendidikan minimal D3 atau S1 di bidang Administrasi, Manajemen, atau setara.
- Pengalaman minimal 2 tahun sebagai sekretaris, asisten administrasi, atau peran serupa di lingkungan profesional.
- Kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang sangat baik dalam Bahasa Indonesia dan Inggris.
- Mahir menggunakan Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) dan alat kolaborasi modern (Google Workspace, Zoom, dll).
- Keterampilan organisasi yang kuat, perhatian terhadap detail, dan kemampuan manajemen waktu yang efektif.
- Mampu menangani informasi rahasia dengan integritas dan kebijaksanaan tinggi.
- Bersikap proaktif, inisiatif tinggi, dan mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
- Memiliki pengalaman dalam mengatur logistik perjalanan dan acara perusahaan (diutamakan).