Deskripsi Pekerjaan
Kami mencari seorang profesional Administrasi yang dinamis, proaktif, dan memiliki standar tinggi untuk bergabung dengan tim manajemen kami sebagai Administrator Kantor Senior. Peran ini merupakan jantung dari operasional kantor, memastikan lingkungan kerja yang produktif, efisien, dan mendukung pertumbuhan bisnis eksponensial perusahaan.
Jika Anda adalah seorang problem solver sejati dengan perhatian luar biasa terhadap detail, kemampuan organisasi yang tak tertandingi, dan passion dalam menciptakan sistem yang sempurna, kami ingin mendengar dari Anda. Bergabunglah dengan kami di pusat bisnis segitiga emas Jakarta dan jadilah bagian dari perjalanan transformasi digital di Indonesia.
Tanggung Jawab
- Mengelola dan mengoptimalkan sistem administrasi kantor secara komprehensif, termasuk pengarsipan dokumen fisik dan digital, pengadaan inventaris, serta koordinasi fasilitas.
- Bertanggung jawab sebagai gatekeeper utama untuk jadwal dan kalender eksekutif, termasuk penjadwalan rapat prioritas tinggi, manajemen perjalanan dinas, dan pengaturan agenda strategis.
- Menjadi penghubung utama (single point of contact) antara manajemen puncak dengan klien VIP, investor, mitra bisnis, dan regulator terkait.
- Menyusun, meninjau, dan memproses dokumen legal serta kontrak komersial, memastikan kepatuhan terhadap standar perusahaan dan regulasi yang berlaku.
- Mengelola sistem penggajian internal, reimbursment, dan pengajuan anggaran departemen administrasi secara akurat dan tepat waktu.
- Merancang dan mengimplementasikan prosedur operasional standar (SOP) baru untuk meningkatkan efisiensi kerja kantor dan mengurangi pemborosan sumber daya.
- Mengawasi dan membimbing staf administrasi junior, menciptakan budaya kerja yang kolaboratif dan berorientasi pada hasil.
- Melakukan riset pasar dan analisis vendor untuk negosiasi kontrak layanan kantor, memastikan perusahaan mendapatkan nilai terbaik dari setiap pengeluaran.
Kualifikasi
- Memiliki pengalaman minimal 4-5 tahun sebagai Administrator Kantor Senior, Executive Assistant, atau peran serupa di perusahaan multinasional atau startup berskala tinggi (high-growth venture).
- Diploma atau Gelar Sarjana dari universitas ternama, diutamakan di bidang Manajemen Administrasi, Sekretaris, Hukum, atau Manajemen Bisnis.
- Kemampuan komunikasi verbal dan tulisan yang sangat baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris (lancar dan profesional).
- Penguasaan mahir terhadap suite produktivitas modern (Google Workspace, Microsoft 365) dan alat manajemen proyek (seperti Asana, Trello, atau Notion).
- Memiliki etos kerja yang tinggi, sikap proaktif, dan kemampuan menjaga kerahasiaan informasi strategis perusahaan (high level of discretion).
- Mampu bekerja dalam tekanan dan memprioritaskan banyak tugas secara simultan tanpa mengorbankan kualitas.
- Keterampilan negosiasi dan pemecahan masalah yang terbukti efektif dalam lingkungan bisnis yang dinamis.
- Memiliki jaringan vendor dan pemahaman tentang pasar properti komersial di Jakarta merupakan nilai tambah yang signifikan.